Beschreibung Excel Urlaubsplaner

Mitarbeiterübersicht / Startseite

Der Excel-Urlaubsplaner besteht hauptsächlich aus der Mitarbeiterübersicht und den zwölf Monatstabellen. Zu Beginn müssen Sie nur einmalig Ihre Mitarbeiter in die Mitarbeiterübersicht eintragen:

Excel-Urlaubsplaner Startseite
Mitarbeiterübersicht/Startseite im Excel-Urlaubsplaner

Der Excel-Urlaubsplaner startet immer automatisch mit der Mitarbeiterübersicht (Startseite). Im Hauptteil sehen Sie Ihre Mitarbeiter mit deren Urlaubstagen und Resturlaubstagen.

Die Abwesenheitsliste im mittleren Teil gibt Ihnen einen ersten Überlick über die heutige Personalsituation: hier sehen Sie sofort, wer heute aus welchem Grunde fehlt. Sie zeigt bei jedem Start immer die Personalausfälle des heutigen Tages an. Mit Klick auf die beiden Pfeile können Sie tagweise die Abwesenheitsliste durchklicken (1 Klick = 1 Tag vor bzw. zurück). Sie können auch selbst einen anderen Tag in das Datumsfeld eintragen, um die Abwesenheitsliste irgendeines anderen Tages direkt angezeigt zu bekommen.

In der Ausfallquotenberechnung im rechten Teil sehen Sie, wie sich die Personalausfälle auf Ihre Abteilungen, Sachgebiete o.ä. aufteilen. Ist die Ausfallquote in einer Abteilung höher als 50%, wird sie in fett-roter Schrift angezeigt.

Monatstabellen Januar bis Dezember

Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter in die Mitarbeiterübersicht eingetragen haben, tragen Sie im Tagesgeschäft die einzelnen Ausfalltage Ihrer Mitarbeiter in die Monatstabellen. ein. Die Ausfalltage tragen Sie einfach mit bestimmten Kürzeln ein (z.B. U für Urlaub, K für Krank, G für Gleittag usw.). Die eingetragenen Kürzel werden automatisch mit verschiedenen Farbhintergründen belegt, damit sie sich optisch erkennbar voneinander unterscheiden.

Unmittelbar nach Eingabe Ihrer Kürzel werden Ihnen im oberen Bereich der Monatstabelle folgende Daten angezeigt bzw. neu berechnet:

Monatstabelle
Monatstabelle im Excel-Urlaubsplaner

Aus Ihren Einträgen ergeben sich dann automatisch verschiedene Zusatzauswertungen, die Sie allesamt per Mausklick erzeugen können (Wochenabwesenheitsliste, Mitarbeiter-Einzelauswertung, Jahresstatistiken, Monatsstatistiken, Diagramme usw.). Alle Auswertungen können Sie per Mausklick auf die Befehle oben in der Menüleiste abrufen:

Menüleiste
Menüleiste im Excel-Urlaubsplaner

Mitarbeiter-Einzel(jahres)auswertung

Sie können sich für jeden Mitarbeiter eine separate Jahres-Einzelauswertung anzeigen lassen, die Ihnen den ausgewählten Mitarbeiter für das gesamte Urlaubsjahr mit seinen aufgeschlüsselten Ausfalltagen, seinen Ausfallquoten und seinen Arbeitstagen anzeigt:

Einzel-Auswertung
Mitarbeiter-Einzelauswertung im Excel-Urlaubsplaner

Tabellenstatistiken mit 9 Diagrammen

Über insgesamt 9 Tabellenstatistiken und den zugehörigen Diagrammen erhalten Sie aussagekräftige und ausdruckfertige Informationen über Ausfallquoten und Arbeitstage, aufgeschlüsselt auf die einzelnen Monate, auf die einzelnen Ausfallgründe oder auf die einzelnen Mitarbeiter. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Befehl 'Statistik'. Es wird nun die 'Jahresstatistik Gesamt' eingeblendet, von wo aus Sie alle weiteren Tabellen-Statistiken und Diagramme zur Ansicht auswählen können:

Statistiken
Statistiken und Diagramme im Excel-Urlaubsplaner

Jahreskalender mit Kalenderwochen

Der Urlaubsplaner enthält einen Jahreskalender. Er zeigt Ihnen auf einer DIN A4 - Seite die kalendarische Jahresansicht mit Arbeitstagen, Feiertagen und Kalenderwochen an. Die aktuelle Kalenderwoche ist mit hellgelber Farbe unterlegt. Sowohl die Jahre als auch die Kalenderwochen können Sie über die Pfeiltasten vor- und zurückschalten. Samstage und Sonntage sind grün, Feiertage sind ockerfarben unterlegt und mit einer Zellnotiz versehen:

Kalender
Jahreskalender im Excel-Urlaubsplaner

Feiertagstabelle

Der Urlaubsplaner enthält eine Feiertagstabelle, die aus 2 Teilen besteht:

1. bundeseinheitliche Feiertage
2. regionale Feiertage, die individuell eingegeben werden können.

Alle in der Feiertagstabelle hinterlegten Feiertage werden automatisch in die Monatstabellen, in die Mitarbeiter - Einzelauswertung und in den Jahreskalender übernommen:

Feiertagstabelle
Feiertagstabelle im Excel-Urlaubsplaner

Wochen-Abwesenheitsliste

Sie können sich eine Wochen-Abwesenheitsliste anzeigen lassen, die Ihnen die Personalausfälle in einem 7-Tages-Zeitraum in Tabellenform darstellt. Mit den beiden Pfeiltasten können Sie den Anfangstag einstellen - die nachfolgenden sechs Tage scrollen mit, so daß Sie immer einen Beobachtungszeitraum von sieben Tagen haben:

Wochen-Abwesenheitsliste
Wochen-Abwesenheitsliste im Excel-Urlaubsplaner

Mitarbeiter - Tabelle

Der Urlaubsplaner enthält eine separate Mitarbeitertabelle, in die Sie zusätzliche Daten Ihrer Mitarbeiter eintragen können (Geburtstag, Personalnummer, eMail usw.). Die ersten 4 Spalten (Name, Vorname, Geb.-Datum, Alter) sind fest belegt und können nicht geändert werden, ab der Spalte 'Alter' können Sie weitere 11 Spalten wahlfrei belegen. Mit Klick auf die Pfeil-Buttons oberhalb der Spalten wird die Tabelle nach der ausgewählten Spalte alphabetisch sortiert:

Mitarbeitertabelle
Mitarbeitertabelle im Excel-Urlaubsplaner

Wenn in den nächsten 3 Tagen ein Geburtstag anliegt, startet der Urlaubsplaner mit einer kleinen Erinnerung auf der Startseite oberhalb der Abwesenheitsliste:

Geburtstagsmeldung Erinnerung

Wenn Sie die Erinnerung anklicken, wird die Mitarbeitertabelle eingeblendet und der aktuelle Geburtstag angezeigt:

Geburtstagsmeldung im Urlaubsplaner

pdf-Arbeitshilfe / Anwenderhandbuch

Die auf dieser Seite nur kurz dargestellten Funktionen sind ausführlicher in der neu überarbeiteten Arbeitshilfe beschrieben. Die Arbeitshilfe ist als pdf mit dem Urlaubsplaner verbunden und kann direkt über das Hilfemenü in der Menüleiste aufgerufen werden. Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste des Urlaubsplaners auf das violette Fragezeichen, um sich die Arbeitshilfe anzeigen zu lassen. Sie können sich die pdf-Arbeitshilfe auch hier online anschauen.

Arbeitshilfe
Arbeitshilfe im Excel-Urlaubsplaner