Erste Einträge im Excel - Urlaubsplaner

Nachdem Sie den Urlaubsplaner eingerichtet haben,

  1. Verzeichnis "Urlaubsplaner" anlegen
  2. Entpacken des zip-Archivs und abspeichern des Urlaubsplaners im Verzeichnis "Urlaubsplaner"
  3. Starten des Urlaubsplaners

können Sie nun mit Ihren ersten Einträgen beginnen:

  1. Eintrag Ihrer Mitarbeiter in die Mitarbeiterübersicht
  2. Eintrag der Abteilungen in die Mitarbeiterübersicht

1. Eintrag Ihrer Mitarbeiter in die Mitarbeiterübersicht

Der Urlaubsplaner startet immer mit Anzeige der Mitarbeiterübersicht (Startseite). Beginnen Sie mit dem Eintrag Ihrer Mitarbeiter:

Startseite Excel-Urlaubsplaner
Startseite erste Einträge

Wenn Sie zusätzliche Daten (z. B. Personalnummer, Eintrittsdatum, Arbeitszeiten usw.) zu Ihren Mitarbeitern mit aufnehmen wollen, haben Sie folgende 3 Möglichkeiten:

1. Die Empfehlung ist, zusätzliche Daten in die separate Mitarbeiter-Tabelle aufzunehmen: klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Mitarbeiter“ und tragen die Daten in die Mitarbeiter-Tabelle ein. Die Spaltenüberschriften der hellgrün unterlegten Spalten können Sie selbst frei belegen:

Mitarbeitertabelle
Mitarbeitertabelle im Excel-Urlaubsplaner

2. Sie können eine Zellnotiz aufnehmen: klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Notiz“ und nehmen einen Text als Notiz auf - diese wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Zelle fahren:

Zellnotiz
Zellnotiz einfügen

3. Sie können Daten in das eingebettete Word - Dokument aufnehmen: klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Word-Dok.“ und nehmen weitere Informationen in das Word - Dokument auf:

Word-Dokument
Word-Dokument öffnen

2. Eintrag der Abteilungen in die Mitarbeiterübersicht

Der Eintrag einer Abteilung, eines Sachgebiets o. ä. hat den Sinn, dass Sie Ihre Mitarbeiter sinnvoll zusammenfassen, damit Sie z.B. in der Ausfallquotenberechnung sofort sehen, in welcher Abteilung die Ausfallquote kritisch ist. Hier macht es also keinen Sinn, bei Ihren Mitarbeitern individuelle Einträge wie z.B. Personalnummer, Arbeitszeiten, Eintrittsdatum o. ä. einzutragen, weil diese individuellen Daten nicht sinnvoll zusammengefasst werden können und dadurch einige Berechnungen und Funktionen sinnlose Ergebnisse liefern würden. Tragen Sie solche Daten wie oben unter P. 1 beschrieben besser in die separate Mitarbeiter-Tabelle ein!

Durch den Eintrag von Abteilungsbezeichnungen o .ä. werden im Urlaubsplaner weitere Funktionalitäten aktiviert. Nur wenn Sie bei Ihren Mitarbeitern eine Abteilung eingetragen haben, sind die folgenden Funktionalitäten aktiv:

Tragen Sie nicht die voll ausgeschriebene Abteilung ein, sondern eine Kurzbezeichnung. Tragen Sie gebräuchliche Abkürzungen ein, die in Ihrem Hause verwendet werden, und fassen Sie Ihre Mitarbeiter sinnvoll zusammen (Abteilung, Sachgebiet, Funktionsbezeichnung o. ä).

Vorschläge, Beispiele:

Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Weise eingetragen haben, haben Sie die Basis für Ihre Arbeit mit dem Urlaubsplaner gelegt. Klicken Sie nun noch auf "sortieren", danach auf "Abteilung". Danach sind Ihre Mitarbeiter nach Abteilung und innerhalb der Abteilungen wiederum nach Namen alphabetisch sortiert. Alle anderen Tabellen im Urlaubsplaner haben dieselbe Darstellung Ihrer Mitarbeiter. Nun können Sie damit beginnen, Ihre Einträge in die Monatstabellen zu machen:

Word-Dokument
Mitarbeiter alphabetisch sortieren